Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych – Sanatorium Uzdrowiskowe PIAST

W związku z rekrutacją osób do pracy w Sanatorium PIAST pozyskiwane dane osobowe będą przetwarzane w celach:

Prowadzenia procesu rekrutacji, w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy w zakresie: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Dane będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 pkt c. RODO;
Przeprowadzenia procesu rekrutacji na podstawie zgody udzielonej na przetwarzanie danych osobowych, w przypadku danych osobowych innych niż wskazane w punkcie 1, przekazanych w dokumentach przekazywanych dobrowolnie przez osoby ubiegające się o pracę zgodnie z przepisem art. 6 ust. 1 lit. a. RODO;
Wykonania uzasadnionego interesu Administratora w trakcie procesu rekrutacji dla weryfikacji umiejętności i zdolności kandydata potrzebnych na stanowisku na które prowadzony jest proces rekrutacyjny w związku z uzasadnionym interesem Administratora zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. f. RODO;
Dla umożliwienia prowadzenia rekrutacji w przyszłości w związku z udzielona zgodą kandydata na przetwarzane danych osobowych zwartą w przekazanych Administratorowi dokumentach jak życiorys, list motywacyjny i inne dokumenty zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. a. RODO.

Dane osobowe pozyskiwane w procesie rekrutacji będą przechowywane przez czas niezbędny do przeprowadzenia niniejszej rekrutacji, a w zakresie określonym w pkt. 4 dane osobowe będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od daty wyrażenia zgody.

Dane osobowe mogą być przekazane uprawnionym, określonym przez przepisy prawa urzędom oraz podmiotom przetwarzającym świadczącym usługi na rzecz Administratora, którym te dane są powierzane.

Podanie danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jest warunkiem wzięcia udziału w danym procesie rekrutacyjnym, w pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne. W każdej chwili przysługuje prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej wycofaniem. Oświadczenie o wycofaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych można przesłać na adresy e-mail Administratora.

Wykaz praw przysługujących w związku z przetwarzaniem danych osobowych zawarty jest w Informacji podstawowej w sprawie ochrony danych osobowych w Związku Rzemiosła Polskiego – Sanatorium Uzdrowiskowym PIAST

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celach:

Zawarcia i realizacji umowy zgodnie z zapisami art. 6 ust. 1 lit. b. RODO;
Prowadzenia ksiąg handlowych i obsługi księgowo-podatkowej w ramach obowiązku prawnego zgodnie z zapisami art. 6 ust. 1 lit. c. RODO;
Ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora zgodnie z zapisami art. 6 ust. 1 lit. f. RODO;
Archiwalnych w ramach obowiązku prawnego zgodnie z zapisami art. 6 ust. 1 lit. c. RODO.

Dane osobowe pozyskane w związku z współpracą z podmiotem zewnętrznym będą przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których te dane są przetwarzane. Przy określaniu czasu przechowywania Administrator będzie brał pod uwagę okres trwania umowy, okres ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z realizacją umowy i inne obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W przypadku osób świadczących usługi na podstawi umów cywilno-prawnych pozyskane w trakcie realizacji takich umów dane będą przetwarzane w celach:

Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji przez Administratora działań dla zawarcia umowy zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. b. RODO oraz w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy cywilno- prawnej, zgodnie z ustawą Kodeks cywilny, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 pkt b, c. RODO;
Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia umowy, wykonywania czynności objętych umową oraz obowiązków pracodawcy związanych z wypłatą wynagrodzenia za określone umową czynności.
W przypadku przetwarzania danych osobowych w oparciu o wyrażoną zgodę, Administrator będzie przechowywał dane do momentu wycofania zgody.

Monitoring wizyjny prowadzony jest przez Związek Rzemiosła Polskiego – Sanatorium Uzdrowiskowe „Piast” 38-440 Iwonicz-Zdrój ul. Kulczyńskiego 5 (dalej „Sanatorium Piast” lub „Sanatorium”), w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego, ochrony osób i mienia dla zapobiegania kradzieżom i popełnianiu innych przestępstw, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, kontroli niezakłóconego funkcjonowania Sanatorium w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z zapisem art. 6 ust 1 lit. f RODO. Monitoring może być wykorzystywany do ustalania, dochodzenia i zgłaszania roszczeń. Nagrania mogą być udostępniane na żądanie organów publicznych, w szczególności sądów, prokuratury i policji w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia na terenie Sanatorium przestępstwa przeciwko osobom lub mieniu. Zasięgiem monitoringu objęty jest teren Sanatorium Piast, w części obejmujący widok w kierunku ulicy Kulczyńskiego między numerami 5 i 7 oraz częściowo widok w stronę ulicy Naftowej od strony Parku Zdrojowego tj. drogę wjazdową i ciągi piesze komunikacyjne prowadzące do Sanatorium Piast (drogi wewnętrzne), parkingi znajdujące się na terenie Sanatorium Piast, wejścia do budynku oraz częściowo ogólnie dostępne wnętrza – hole wejściowe, windę, korytarze, recepcję i kotłownię. Rejestracji podlega nagranie obrazu z kamery (wizja bez audio).

Administrator nie będzie przetwarzał danych uzyskanych z monitoringu wizyjnego w sposób zautomatyzowany, nie będą one podlegały profilowaniu ani nie będą przekazywane do krajów trzecich. Nagrania z monitoringu będą przechowywane najdłużej do 22 dni roboczych licząc od dnia nagrania.

Jednocześnie informujemy o przysługujących Państwu prawach:

– informacji o funkcjonowaniu monitoringu w określonych miejscach, jego zasięgu i celu;

– dostępu do nagrań w uzasadnionych przypadkach zgodnie z procedurą Administratora;

– żądania usunięcia wizerunku z zapisu monitoringu: Sanatorium ogranicza przetwarzanie danych z monitoringu wizyjnego na żądanie zainteresowanej osoby, po wniesieniu sprzeciwu na przetwarzanie na czas sprawdzenia, czy zgłoszone żądanie jest prawnie uzasadnione;

– anonimizacji wizerunku na zarejestrowanych obrazach i/ lub usunięcia danych osobowych, ich sprostowania, aktualizowania, oraz do ograniczenia przetwarzania;

– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2 Warszawa.

Więcej informacji w sprawie sposobu sprawowania monitoringu wizyjnego można uzyskać pod numerem telefonu Inspektora Ochrony Danych Osobowych 22 5044222 lub po kontakcie drogą elektroniczną pisząc na e-mail odo@zrp.pl lub sekretariat@piastiwonicz.pl oraz wchodząc w zakładkę dedykowaną ochronie danych osobowych na stronach internetowych www.piastiwonicz.pl.

Dane osobowe przetwarzane w związku ewidencja w rejestrze korespondencji mogą być przetwarzane w celu, w którym zostały przekazane w zakresie określonym treścią dokumentów, pism i wiadomości e-mail przekazywanych do Sanatorium PIAST i dla rejestracji poczty wychodzącej. i przychodzącej.

Dane osobowe mogą być wyłącznie przetwarzane dla wykonania tak określonych celów zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f RODO w zależności od celu w jakim zostały przekazane.

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom upoważnionym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych jak firmom dostarczającym pocztę.

Dane osobowe gości Sanatorium mogą być przetwarzane wyłącznie w celach:

Realizacji umowy świadczenia usług hotelarskich przez Sanatorium, w tym w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie gościa jak np. dokonanie rezerwacji pobytu, zgodnie z zapisami art. 6 ust. 1 lit. b. RODO, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w związku z realizacją umowy świadczenia usług hotelarskich, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. c. RODO, wobec celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią w zakresie zabezpieczenia i dochodzenia roszczeń przysługujących Sanatorium, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. f. Zakres przetwarzanych danych określony jest w karcie rejestracyjnej i obejmuje dane konieczne dla zawarcia umowy, to jest imię, nazwisko, adres. Podanie danych jest dobrowolne, choć konieczne dla realizacji umowy.

W przypadku wyrażenia zgody, imię i nazwisko, numer telefonu, adres korespondencji, lub adres e-mail będą przetwarzane w celu przekazania informacji marketingowych Sanatorium PIAST. Podanie tych danych jest dobrowolne i zgodę można wycofać w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania zrealizowanego już na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom upoważnionym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych będzie prowadzone w celach:

Zawarcia, wykonywania i rozwiązania umowy o pracę.
Wykonywania obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, w tym prowadzenia i archiwizacji akt osobowych.
Wykonywania czynności związanych z obowiązkami i odpowiedzialnością pracownika, kwalifikacjami zawodowymi pracownika oraz szkoleniami pracowników.
Zarządzania personelem, zarządzania mieniem powierzonym pracownikowi, wypłaty i zarządzania wynagrodzeniami, przydzielania zadań.
Wykonywania czynności związanych z odpowiedzialnością porządkową pracowników, odpowiedzialnością pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy, odpowiedzialnością pracowników za mienie powierzone pracownikowi, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń.
Wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości oraz z innych zobowiązań wywodzących się z obowiązujących regulacji.
Organizowania i współfinansowania dodatkowych świadczeń dla pracowników oraz dla członków rodziny lub partnerów pracowników.
Zapewnienia bezpieczeństwa na terenie należącym do Spółki.
Zapewnienia ochrony informacji oraz przestrzegania tajemnicy zawodowej.
Obsługi finansowej, administracyjnej oraz informatycznej, w tym założenia i utrzymywania kont w systemach informatycznych.
Udostępniania danych podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest

Niezbędność do zawarcia i wykonywania umowy o pracę, w tym korzystania z praw i wykonywania obowiązków pracownika lub pracodawcy zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. b RODO. 2. Przepis prawa – w zakresie obowiązków wynikających z tych przepisów, w tym prawa pracy, przepisów o ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 3. Prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z przepisem art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z potrzebą:

zapewnianie bezpieczeństwa na terenie Sanatorium PIAST;
podnoszenia kwalifikacji pracowników,
przekazywania danych osobowych w związku ze świadczeniami dodatkowymi, jak np. ubezpieczenie grupowe,

pozyskiwania danych dotyczących podróży służbowych, szczegółów rezerwacji, faktur związanych z podróżą i dietami;

Zgoda w przypadku potrzeby pozyskania danych w zakresie szerszym niż wynikający z przepisów prawa pracy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO jak np. do wykorzystania wizerunku w związku z jego publikacją w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych wymienionych wyżej celów przetwarzania, w tym:

W zakresie realizacji umowy o pracę, w ramach której i w związku z którą Pani/ Pana dane osobowe są przetwarzane, przez okres do czasu zakończenia ich realizacji, a po tym czasie dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, do upływu okresu przedawnienia określonego przepisami kodeksu pracy lub kodeksu cywilnego;
W zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zatrudnianiem pracowników i realizacją zawartych umów, np. przepisami prawa podatkowego, przepisami księgowymi i przepisami prawa pracy, przez okresy wskazane w wymienionych uregulowaniach prawnych lub do czasu wypełnienia tych obowiązków przez Administratora;
W zakresie realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora stanowiących podstawę przetwarzania lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
W razie przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, Administrator będzie przechowywał dane osobowe do momentu wycofania zgody.

Odbiorcami danych osobowych mogą być

podmioty przetwarzające dane osobowe z upoważnienia Administratora na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. dostawcy usług BHP, IT, usług poczty elektronicznej i udostępniających serwery, usług obsługi systemu monitoringu wizyjnego, usług prawnych, a także podmioty trzecie oferujące dodatkowe świadczenia dla pracowników, jak np. ubezpieczenia grupowe czy organizatorów podroży służbowych.

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest obowiązkowe, a skutkiem ich niepodania będzie brak możliwości realizacji stosunku pracy. Podanie pozostałych danych osobowych jest dobrowolne, a skutkiem odmowy ich podania będzie brak możliwości realizacji poszczególnych celów wskazanych wyżej.